Gestão remota: Atuando como facilitador das interações no ambiente virtual

Por Fernanda Mendes

Contexto

A transformação digital, a partir da virada do último século trouxe novas oportunidades e desafios para a gestão, que o cenário de pandemia apenas acelerou. Muitas organizações passaram a adotar novas estruturas de trabalho, e iniciaram ou intensificaram o trabalho remoto. Independente de tamanho, segmento ou dispersão geográfica, os modelos de trabalho remoto vieram para ficar.
Neste contexto, surge a pergunta: como fazer uma gestão remota, e no que esta difere da gestão presencial? Uma pergunta aparentemente simples, mas de resposta complexa.
São muitas variáveis a se considerar na gestão remota, das mais concretas até as mais sutis: quais tecnologias e ferramentas adotadas, como os processos organizacionais serão moldados neste contexto, como o ambiente de trabalho e as relações se estabelecem, e como o trabalho remoto impacta e é impacto pela cultura e pela identidade da empresa (vista como um organismo vivo e coletivo).
Diante desta complexidade, torna-se ainda mais necessária uma abordagem integrada da liderança, que concilie técnicas com uma visão ampla, e porque não sensível, das individualidades humanas e das organizações.
Na ADIGO usamos como base uma visão arquetípica do ser humano: a visão trimembada em Pensar, Sentir e Querer. Acreditamos ser de fundamental importância conhecer este arquétipo, especialmente para quem se propõe a liderar equipes e facilitar grupos (ainda que temporariamente).
Neste material retomaremos estes conceitos como pano de fundo para a prática diária, nas  interações virtuais, gestão e facilitação de reuniões.

A visão trimembrada do ser humano

Todos nós possuímos três dimensões arquetípicas atuando em nós: o Pensar, o Sentir e o Querer, conforme imagem a seguir:

Gestão Remota e facilitação online na dimensão do PENSAR

É no Pensar que residem os fatos, conceitos, argumentos, ideias e lógica. Onde o mundo exterior se desmaterializa e se tonar imagem interior. Portando, o líder deve levar em consideração nesta dimensão tudo aquilo que pode facilitar seu time à construir imagens comuns e alinhadas sobre os temas que estão em pauta.
Neste sentido, o Pensar está relacionado ao conteúdo e ao alinhamento de conceitos, e que começa já na etapa de planejamento e preparação.
Ao preparar a reunião ou interação, algumas questões são importantes:

• Qual o objetivo desta interação e quais são os resultados esperados ao final da sessão?
• Quais informações e conteúdos devo disponibilizar previamente?
• O que o grupo precisa saber para participar ativamente da reunião? Alguma reparação prévia é necessária?
• Como líder facilitador da interação qual é a minha preparação prévia à reunião?
• Se não sou o facilitador desta interação, o que preciso deixar claro em termos de expectativas e conteúdos para quem do meu time está facilitando a interação? Que tipo de apoio eu posso oferecer?

E durante as suas interações, o Pensar irá se manifestar da seguinte forma:

• Objetivos e expectativas claros (para todos)
• Informações apresentadas com clareza e coletadas com transparência
• Explicações e apresentações de conteúdos
• Explicitação de dados, fatos e indicadores

A dimensão do Pensar normalmente é bem trabalhada nas organizações, e costuma ser o principal (quando não é o único) foco nas interações e reuniões, especialmente no ambiente virtual.

A importância do SENTIR na gestão remota e na facilitação online

No Sentir residem as emoções, valores e vivências. Está sempre em polaridade: simpatia e antipatia. Esta é a dimensão que estabelece a ponte entre o Pensar e o Querer, onde há constante troca centre o mundo interior e exterior.
Ainda que você esteja realizando uma sessão com seu time 100% informativa e unilateral, ou seja, sem interatividade, a dimensão do Sentir de cada um dos participantes estará manifestada. Portanto é fundamental considerá-la e de alguma forma abrir espaço para que ela seja manifestada. Quanto mais colaboração, espaços para conversa e trocas, melhor estará cuidado o Sentir do grupo e de cada indivíduo.
Algumas atividades que ajudam o líder na gestão do Sentir:

• Tenha clareza das expectativas de seu time em relação aos conteúdos discutidos. Virtualmente é possível coleta-las, por exemplo, através de questionários online, conversas individuais, diagnósticos de clima e engajamento. E durante a reunião promova interações em pequenos grupos e colete as informações via chat, Mentimeter, etc.
• Mantenha o grupo ativo. Estimule a participação e evite sessões 100% informativas (neste caso, análise outras formas de informar seu grupo como e-mail, disponibilização de um áudio ou vídeo.
• Deixe claro o que não poderá ser discutido ou construído com o grupo, é já é uma pré-condição ou decisão tomada.
• Tenha empatia com a visão do grupo, mantendo a perspectiva de quais são os impactos para o time e para cada pessoa.
• Trabalhar sempre que possível com perguntas mobilizadoras ao invés de diretrizes prontas, promovendo autonomia. Atenção para não se precipitar e concluir pelo grupo
• Cuidado com o julgamento e preconcepções que você tenha sobre os participantes e sobre o assunto tratado.
• Respire fundo, mantenha a mente aberta e adie (na medida do possível) as decisões até ter um bom entendimento da situação a partir do que os outros têm para acrescentar.
• Esteja atento a potenciais conflitos que emergem a partir das antipatias e simpatias instaladas no grupo.

O Sentir é a dimensão mais sutil, qualitativa e intangível.
Quer seja por sua complexidade ou por ser uma dimensão desconsiderada nas formações clássicas que forjam o líder, costuma ser desconsiderada ou despercebida nas interações nas organizações. Porém o Sentir é aquilo que mais impacta o bom andamento das interações, é onde nascem as resistências ainda que estas não estejam declaradas. É também a dimensão que viabiliza o engajamento genuíno e a motivação.

Como o QUERER se manifesta na gestão remota e na facilitação online

O Querer é a dimensão da ação, da implementação e da mobilização. Aqui residem a energia, hábitos, vontades, propósitos e motivação. É onde a imagem interior se coloca em ação no mundo exterior.
Nesta dimensão é importante o líder cuidar, desde a preparação, de quais serão os papéis a serem exercidos durante sua interação online e por quem.  Diferentes papéis podem ser necessários: facilitador, produção de conteúdos, registro de ata, apoio tecnológico. Possivelmente será necessário envolver outras pessoas na execução destas atividades, e elas precisam ser envolvidas e ter clareza daquilo que é esperado. Quais atividades e recursos utilizará? Qual o tempo previsto? (Deixar somente os recursos da reunião abertos no seu computador para facilitar compartilhamento é uma dica valiosa.)
Outros cuidados importantes na sua prática de gestão remota:

• Registre as soluções, mobilizações e ideias que emergem na interação com seu time, para poder dar o devido encaminhamento e acompanhamento.
• Se a reunião começa com um objetivo claro, cheque ao final da reunião se ele foi atendido, e qual o plano de ação.
• Deixe claro quem, como, quando e onde as coisas acontecem.
• Dose com equilíbrio, a autonomia dada ao grupo com as suas diretrizes, considerando a senioridade do seu time, e cheque o entendimento constantemente.
• Garanta que os inputs e outputs da reunião, links para acessar materiais etc. estejam registrados e sejam de conhecimento dos seus interlocutores.
• Idealmente saia da reunião com o próximo encontro definido, se ele for necessário.

A importância da preparação e da presença do facilitador

Para finalizar este guia destacamos aspectos essenciais para preparação e autodesenvolvimento do líder na atuação online:

• Prepare-se para improvisos
  Imprevistos com conexão, gestão do tempo, falta de pessoas, sistemas que não funcionam são muito comuns. Elabore possíveis cenários e imagine como lidaria e o que poderia fazer em cada um deles. Deixe sempre 10% do tempo da reunião como um espaço livre no seu plano, ele será preenchido com o que emerge da reunião. Se não for necessário, você poderá usá-lo para finalizar a interação com calma e retomar possíveis esclarecimento, levantar novos temas ou até encerrar antes do previsto e recomendar a seu time que aproveitem para fazer uma pausa.
• Cuidado com o julgamento
  Revise quais são as ideias pré-concebidas e julgamentos que estão presentes na sua atuação como líder. Quais são as suas crenças e paradigmas em relação a gestão remota? O que são fatos e o que são julgamentos? È possível que ao fazer esta análise você se depare com mitos que você mesmo criou…
• Mantenha a calma (interior) para promover harmonia (externo)
  Qual é o seu objetivo? Você está a serviço de quê? O que pode te sequestrar desta reunião?
  Ao ter clareza destas respostas, cheque qual é o seu estado de ânimo neste momento. O que te preocupa. O que é importante e pode estar em risco?
  A ansiedade ou a necessidade de estar no controle sempre podem ser características destrutivas de um líder na gestão da equipe. Cuidado para não pular para a solução, subestimar pessoas e situações e até mesmo impedir o desenvolvimento das pessoas (ainda que sua intenção não seja esta!).
  Respire fundo, mantenha a mente aberta e adie (na medida do possível) as decisões até ter um bom entendimento da situação a partir do que os outros têm para acrescentar.
  Lembre-se: bom-humor e a mente aberta também funcionam na hora de criar um ambiente harmonioso.
• Prepare-se nas três dimensões: seu Pensar, seu Sentir e seu Querer
  Invista uns minutos antes de iniciar a reunião para respirar e acessar seu estado de animo e emoções, seus pensamentos e seu estado físico. Cheque periodicamente estas dimensões no seu time.
• Aprenda a lidar com o silêncio
  No ambiente online 10 segundos de silêncio podem parecer uma eternidade. É tentador fazer a pergunta e responder em seguida caso alguém não o faça.
  Tenha em mente que o silêncio pode significar que os participantes estão refletindo.
  Portanto respeite estes intervalos de silencio, e gentilmente cheque se faz necessário algum esclarecimento para que o time possa dar o próximo passo.
• Medie conflitos e cuide da qualidade das relações
  É comum ouvirmos relatos de que as relações se deterioram no ambiente virtual. Nossa experiência nos diz que elas são um reflexo da forma como estabelecemos as nossas relações independentes do canal (digital ou online). Se você não tinha relações de confiança com seu time, possivelmente isso vai se deteriorar ainda mais no ambiente virtual. Portanto, vale refletir quais são as antipatias e simpatias presentes, e os pré-julgamentos existentes, para depois avaliar se realmente é a interação virtual o problema.
  Se um conflito se instala durante a interação online,
  Faça pausas, use pequenos grupos para mediar o conflito não hesite em parar e retomar somente com os envolvidos. Se você um deles, considere convidar uma iutra pessoa para atuar como ou um facilitador externo.

E lembre-se: são seres humanos atrás da tela! 😉

Guia de aplicativos e sites

Abaixo listamos aplicativos que usamos na ADIGO ou temos visto seu uso por nossos clientes com sucesso. Não somos especialistas em tecnologia, nem divulgadores destes aplicativos. Nossa intenção é compartilhar nosso conhecimento e oferecer um primeiro guia de onde buscar recursos para apoiar suas interações no ambiente virtual.
É importante sempre checar na sua organização as diretrizes de segurança da informação bem como as ferramentas autorizadas e disponíveis na empresa.