“Boa sorte é o que acontece quando a oportunidade encontra o planejamento”. Thomas Edison
Sim, já se passou um mês inteirinho do ano de 2023. Um mês com dias de férias para alguns (inclusive para mim), e ainda assim 8,3% do ano já se foi. 😮
Eu estava muito cansada em dezembro de 2022 para planejar meu 2023. Como sou minha própria “chefe”, tive o privilégio de poder fazer esta escolha. E a fiz sem pestanejar! Porém, passadas as férias e com a cabeça fresca, dediquei meu primeiro dia útil para planejar meu ano.
Talvez você que está lendo este texto e trabalha como funcionário em uma empresa já tenha recebido metas cascateadas da organização: de um plano estratégico macro você recebeu a parte que lhe cabe. Ou talvez você não faça parte de um lugar tão estruturado, ainda assim sabe que tem algo a entregar ao longo do ano. E ainda que não tenha esta clareza mínima, você tem seus próprios anseios os quais precisa transformar em objetivos e ações concretas para que eles se materializem.
Qualquer seja o seu cenário, você precisa de um bom planejamento e de disciplina para colocá-lo em prática. Afinal é como diz o autor do livro “O Essencialismo” Greg McKeow: “Se não estabelecermos prioridades, alguém fará isso por nós”. Aliás está é uma boa recomendação de leitura sobre este tema, e que me trouxe poderosos insights sobre como simplificar o planejamento e descomplicar a execução de ações que me levem em direção àquilo que desejo.
Se para você fazer planos é chato, complicado ou penoso, saiba que seis em cada dez pessoas no mundo sentem-se exatamente assim, segundo um estudo da Revista Forbes. Você não está sozinho!
Então por onde começar?
Comece definindo seus objetivos. Você sabe aonde quer chegar? O que quer ou precisa conquistar em um determinado horizonte de tempo? Qual a mudança que deseja realizar na sua vida? E se já chegou lá, sabe o que pode fazer para manter os bons resultados?
Responder a estas perguntas pode ser um bom começo! Faça uma lista de objetivos e, mais importante, porque deseja alcançá-los e como se sente e relação a eles hoje e como gostaria de se sentir no futuro.
Trazer suas emoções, o seu sentir para a definição de objetivos é fundamental. Afinal somos seres emocionais e são as nossas emoções que normalmente nos atrapalham ou ajudam na hora de começarmos a traçar objetivos. Afinal quem nunca paralisou por medo ou ficou num looping eterno só pensando em mil cenários que nem aconteceram, mas que já estão impedindo ações no presente.
“A hora mais assustadora é sempre antes de começar” (autor desconhecido)
Faça primeiramente uma lista dos objetivos, sem julgamentos. Depois organize-os com critérios que façam sentido para você (Ex.: pessoal e profissional; de acordo com a urgência e/ou complexidade; por área de atuação, individual e coletivo, etc).
Uma vez organizada a sua lista, PRIORIZE. McKeown diz em seu livro que é fundamental separar o que é vital do que é trivial para focarmos no que é essencial para nós. E aqui não tem dica nem receita pronta, só você é capaz de definir o que é essencial para você a partir de seus valores e necessidades. Uma coisa que sempre sugiro a meus clientes e que eu mesma pratico é, nesta etapa, representar em imagens ou metáforas o que estes objetivos significam. Vale desenhar, colagem de imagens, mapa mental, palavras-chave… Eu mantenho este material como inspiração na parede do meu escritório, para me lembrar do que é realmente importante.
Defina suas estratégias
Entender o valor e a necessidade de um bom planejamento já te coloca em posição privilegiada, mas apenas querer algo não é suficiente. É preciso definir quais são as estratégias, os possíveis movimentos para alcançar seus objetivos. Liste então quais são os passos necessários, os recursos e as pessoas que poderão te ajudar.
E tome cuidado com as armadilhas desta etapa: excesso de alternativas, a pressão social para fazer as coisas e a ilusão de que você é capaz de tudo. Tempo é recurso finito, ciência exata a ser manejada com sabedoria.
Tudo isso vale não só para objetivos pessoais como também para planejar a realização de metas organizacionais. Especialmente se você é líder, precisa dar clareza do que é essencial para seu time, qual deve ser o foco e qual a contribuição esperada e porque ela é importante. Um dos papéis da liderança é manter o time unido ao redor daquilo que realmente importa. Não economize tempo para construir uma visão comum até que ela fique realmente clara, pois é isso que abrirá espaço para as pessoas se engajarem e compreenderem o valor de suas ações.
É nesta fase de definir o que é essencial e quais as possíveis estratégias que muitos planos deixam de nascer, ou já nascem fadados ao fracasso. Alguns fatores contribuem para isso:
- Ter um plano simplesmente para “ter um plano” e não porque ele é significativo.
- Deixar de considerar o cenário, o ambiente, e focar somente nos resultados, minimizando questões que poderão interferir na execução do plano.
- Não ter as pessoas certas envolvidas, quer sejam decisores ou executores ou impactados pelo plano.
- Expectativas irreais, especialmente em relação a recursos e tempo demandados para execução.
- Complexidade excessiva ou um número não gerenciável de ações, que lá frente se embolarão num emaranhado de atividades sem sentido.
- Planejar sem compreender o que está planejando.
Já dizia Peter Drucker: “Nada é menos produtivo do que tornar eficiente algo que nem deveria ser feito”.
Construa com sua equipe acordos, tanto em termos atitudinais quanto comportamentais, que pautarão a execução do seu plano. Este é um elemento chave para times de alta performance. E não se trata de questões complexas e sofisticadas. Em teambuilding (trabalhos com equipes) ou facilitação de reuniões em clientes, é comum que eu ajude times a estabelecerem compromissos entre si tais como: “se incomodou, fale”, “não passar a bola quadrada”, “prometeu tem que cumprir”, “o objetivo comum não pode ser menor do que um objetivo individual”, etc.
Descomplique!
Pergunte-se: estou investindo tempo nas atividades certas? Greg McKewon, autor do livro “O Essencialismo”, diz que erramos quando ocasionalmente renunciamos a algumas coisas ocasionalmente e sob pressão, quando na verdade deveríamos fazê-lo de forma sistemática e disciplinada. Ao invés de se perguntar-se “como posso fazer mais coisas”, pergunte-se “como garantir que as coisas certas estão sendo feitas?”. A dica do livro é separar o que é VITAL do que é TRIVIAL.
Coloque em prática!
Cada pessoa vai ter um jeito de colocar as ações planejadas e respectivos desdobramentos em sua agenda. Não importa como, o que importa é que esteja lá. Afinal é na agenda que se encontram nossos compromissos, aquilo com o que estamos comprometidos, não é mesmo? Dia, local e pessoas ou recursos envolvidos na execução do seu plano precisam de tempo efetivo no seu dia a dia para acontecer. Parece óbvio, mas muitas pessoas pecam aqui e esta é uma das principais razões pelas quais os planos de ação morrem: porque perdem força em meio à rotina ou porque deixam de ter espaço na agenda de trabalho.
Avalie, revise e acima de tudo extraia aprendizados!
Coloque esta atividade como uma etapa fundamental do seu plano, e faça revisões periódicas que vão além do simples “Check” quando uma ação é concluída.
Isso permitirá antever e corrigir distorções, antecipar dificuldades e rever a rota. Quem nunca chegou em dezembro tendo que prestar contas de um plano que perdeu sentido. Revise e negocie enquanto há tempo!
Algumas questões podem direcionar uma etapa de revisão e facilitar a coleta de aprendizados:
- Quais foram seus pontos fortes?
- Quais foram as maiores dificuldades?
- Se tivesse que fazer tudo de novo o que faria diferente e o que continuaria da mesma forma?
- O que precisa ser feito para manter os bons resultados?
Para quem é líder, reservar espaço em uma reunião periódica do time para que as pessoas compartilhem o status de suas atividades e suas respostas para estas questões (individualmente e/ou com a visão da equipe) pode ser o passo definitivo para trazer agilidade e maior colaboração para seu time, bem como impulsionar seus resultados.
Inteligência emocional para lidar com o imponderável
Planejar e executar requer não só disciplina como também muita honestidade e humildade. Independentemente de quão bem você se prepara, você está fadado a encontrar desafios ao longo do caminho, alguns totalmente fora de seu controle.
Por isso, planejar aquilo que depende de você te ajuda a lidar de forma mais organizada quando coisas que fogem a seu controle acontecerem.
Invista em seu autoconhecimento, e não deixe de reservar tempo para descansar e cuidar de você.
Afinal a vida não é só trabalho!
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